KPI چیست؟
KPI مخفف کلمه Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد می‌باشد. KPI به ما در درک میزان خوب بودن عملکرد سازمان، واحد سازمانی و افراد در مقایسه با اهداف کمی و کیفی راهبردی تعریف شده کمک خواهد کرد. شاخص KPI برای تمامی صنایع، سازمان‌ها و حتی کارهای شخصی می‌تواند استفاده شود. این شاخص باید در دوره‌های زمانی مشخص ارزیابی شود و با معیارهای عملکرد در زمان گذشته مورد مقایسه قرار بگیرد. در آغاز ضمن مشخص کردن هدف کسبوکار، باید به اولویت‌بندی این اهداف پرداخت. سپس برای بررسی فرایند تحقق اهداف، یک مدل ارائه کرد. پس از این مرحله باید طبق شاخص‌های KPI، شاخص‌های موفقیت را تعیین نمود.
شاخص کلیدی عملکرد چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
ویژگی‌های اصلی شاخص‌های کلیدی عملکرد عبارت است از:
- شاخص‌های عملکرد باید قابل اندازه‌گیری باشند.
- این شاخص‌ها باید میزان تحقق اهداف را مشخص کنند.
- معین، محدود و قابل بررسی باشند.
- در بازه زمانی مشخص تعریف شوند.
انواع KPI
ورودی‌ها : اطلاعاتی از مقدار، نوع و کیفیت منابع مصرف شده می‌دهد.
فرآیند : بر روی کارایی، کیفیت فرآیند‌هایی که در تولید خروجی استفاده می‌شوند تمرکز دارد.
خروجی‌ها : مقدار کاری که انجام شده و چیزی که تولید شده را نمایش می‌دهد.
عواقب یا نتایج : بر روی دستاوردها یا تاثیرات آن‌ها تمرکز دارد.
پروژه : پاسخ‌گو وضعیت تحویل پروژه و پیشرفت نقاط قوت پروژه است.
سوال‌هایی که قبل از تعیین KPI باید به آن‌ها جواب بدهید.
-
- در کسبوکار خود دنبال چه اهدافی هستیم؟ هدف ما می‌تواند افزایش درآمد، فروش بیشتر، سهام بازار، افزایش کلیک، افزایش فالوئر یا… باشد.
- برای سنجش مسیر پیشرفت باید چه چیزی را اندازه‌گیری کنیم؟ از کدام یک از روش‌های ارزیابی، کمی یا کیفی بودن اطلاعات و آمار، نحوه تحلیل، ابزارهای تحلیلی و… باید استفاده کنیم؟
- چگونه می‌توانیم به این اهداف برسیم؟ کدام کمپین‌ها و ابزارهای تبلیغاتی بیشتر به ما کمک می‌کند؟
- هر فرد از سازمان در رسیدن به این اهداف چه نقشی دارد؟
- چطور متوجه شویم که به نتایج مطلوب رسیده‌ایم؟ با توجه به معیارهای مشخصی که از ابتدا تعریف کردید همچنین بر اساس استانداردها بسنجید که آیا به نتایج دلخواه رسیده‌اید؟
- بازه زمانی برای سنجش نتایج چقدر است؟
۴ مرحله برای تعریف شاخص کلیدی عملکرد کسبوکار
برای ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکردی که بتوانیم به درستی از آن‌ها استفاده کنیم باید مراحل و استانداردهایی را پشت سر بگذاریم که رعایت درست هر کدام از آن‌ها اهمیت زیادی دارد. مدل کسبوکار، صنعت و حتی بخشی که در آن فعالیت می‌کنید، بر نوع KPI مورد نیاز شما تأثیر خواهد داشت. ۴ گام ایجاد KPI عبارت است از:
گام اول: تعیین اهداف کلیدی
در مرحله اول باید ببینیم اهداف ما در کسبوکار چه مواردی است. این اهداف می‌توانند شامل افزایش درآمد، فروش بیشتر، سهام بازار، افزایش کلیک، افزایش فالوئر و… باشند. برای هدف‌گذاری صحیح و تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توان از مدل‌هایی چون مدل SMART استفاده کرد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.
گام دوم: تعریف موفقیت
اکنون که اهداف استراتژیک خود را مشخص کرده‌اید، باید به این فکر کنید که چگونه می‌توانید هر هدف را محقق کنید و به موفقیت برسید. هنگام تعریف KPI موفقیت خود، معمولاً متوجه خواهید شد که تعریف موفقیت و رسیدن به اهدافتان دارای بخش‌های متعددی است.
گام سوم: مشخص کردن نحوه اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی
در مرحله بعد، باید تصمیم بگیرید که چگونه موفقیت را در اندازه گیری کنید. معمولا شاخص‌های ما به صورت نرخ، نسبت، درصد یا میانگین نشان داده می‌شوند. KPIهای را باید نوعی معیار بدانیم که قابلیت اندازه‌گیری دقیق دارند و به ما نشان می‌دهند چقدر در رسیدن به نتایج موفق بودیم و ارزیابی عملکرد ما چطور بوده است.
ارزیابی و سنجش هر کدام از KPIها می‌تواند به صورت متناوب در بازه‌های زمانی هفتگی یا ماهیانه اندازه‌گیری شود. شما می‌توانید از پلتفرم‌ها و ابزارهای مختلفی برای اندازه‌گیری KPI خود استفاده خواهید کرد.
گام چهارم: نوشتن KPI
در نهایت، زمان آن رسیده است که واقعاً شروع به نوشتن KPI خود کنید. ما در این مرحله باید براساس عوامل موفقیت، KPIهای خودمان را تعریف کنیم. KPIها باید برای همه افراد درون سازمان قابل درک باشد.
شاخص کلیدی عملکرد SMART
یکی از روش‌های ارزیابی کیفیت و تناسب KPI برای پیشبرد اهداف کسبوکار، استفاده از معیار SMART است. این کلمه به معنی هوشمندانه است؛ اما در واقع یک سرواژه ساخته شده از اولین حروف واژه‌های Specific (مشخص و دقیق)، Measurable (قابل سنجش)، Attainable (قابل تحقق)، Relevant (مرتبط و متناسب) و Time-bound (زمان بندی شده و دارای محدودیت زمانی مشخص) است.
- Specific : در واقع هدف و شاخص‌های شما باید صریح، شفاف و ویژه کسبوکار شما باشند.
- Measurable : اهداف و شاخص‌های شما باید مواردی باشند که قابلیت اندازه‌گیری دارند.
- Attainable : اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد که تعریف می‌کنید با در نظر گرفتن تمام شرایط باید قابلیت دسترسی داشته باشند.
- Related : اهداف و KPIهای تعریف شده باید کاملا مرتبط به کسب و کار شما باشد.
- Time : باید حتما زمان مشخصی برای رسیدن به اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد تعریف کنید.
نتیجه‌گیری
شاخص کلیدی عملکرد یا KPI در واقع معیارهای قابل انداره‌گیری هستند که طی ۴ مرحله تعیین می‌شوند و به شما کمک می‌کنند تا بفهمید چقدر توانسته‌اید به اهداف خود نزدیک شوید. شاخص‌های کلیدی عملکرد بیشتر روی عملکرد کسبوکار در بخش‌های مختلف متمرکز هستند و براساس اهداف و عوامل موفقیت مشخص می‌کنند که تا چه اندازه موفق بوده‌اید. فرایند KPI در صنعت‌ها و سازمان‌های مختلف متفاوت است؛ از طرفی یک فرایند سعی و خطا است و نیاز به تکرار و تمرین دارد تا به درک درستی از تعیین برای کسبوکار خود برسید.
